一、目的

为规范本部门各项会议工作，切实提高会议效率，配合学院要求的绩效管理工作，促进沟通，推进各项工作顺利开展，特制定本制度。

二、适用范围

1.部门例会：每周三8点40分准时召开

2.部门党政联席会议：根据部门领导随机安排。

3.部门组织的名师课堂、二级督导等听课活动：根据部门督导的计划安排。

4.学院或其他职能部门组织的、影响到部门绩效考勤通报的各类会议、培训等集会活动

三、职责

1.办公室负责会议统筹协调及本制度的执行监督；
2.办公室负责会议组织、会议考勤工作；
3.办公室及各教研室记录人员做好会议的记录、整理、归档；

四、会议准备

1.部门例会的召开按例于每周三8点40分召开而不予通知，如不开例会则由办公室负责通过短信和部门微信群的形式予以通知；其他会议则有短信、微信群和OA系统三种方式予以通知。

2.接到会议通知的教师应该尊重通知发布人员的工作，及时对会议通知的短信、微信予以回复、确认。

3.办公室及时准备会议场所、会议文件及资料，必要时进行会场布置、设备调试，确保会议正常进行。

五、会议过程管理

1.会议中所需要的文件材料及办公用品，由办公室人员负责分发。

2.部门会议记录由办公室安排负责指定记录人员；各教研室由教研室主任负责安排记录；会议记录由记录员负责整理存档，供年终部门考核时备查。

六、会后工作

1.会议结束后，办公室人员负责清点设备、用具，恢复会议室整洁，确保会议室整洁，整理电脑、投影等设备器材。

2.办公室负责整理该次会议的会议记录，会议如有报道价值，由办公室负责编发、上报该次会议的新闻稿件。

七、会议纪律管理

1.办公室人员提前五分钟入场，与会人员须准时出席会议。正常参会人员发放绩效奖金50元/次；因故不能参加的要提前向部门主管领导请假，并报备办公室，无故缺席者扣减绩效奖金50元/次；迟到、早退30分钟以上者减扣绩效奖金20元/次。

2.因公、因私、上课等原因未参加会议者，一律视为缺席会议，不发放该次会议绩效奖金；履行了正常请假手续，扣减绩效奖金20元/次；没有履行请假手续者，扣减绩效奖金50元/次。

3.会议期间，需将一切通讯工具置于关闭或振动状态，不接打电话、不玩手机或上网，如必须接听电话，到会议室外接听。

4.会议期间要求集中精力，认真听取发言，不得交头接耳开小会，做与会议无关的事情

八、 实施日期及解释权

1.本规定2017年9月修订，自颁布之日起实施，之前发布相应规定同时废止。

2.本规定解释权归办公室，修订时亦同。